Czym jest system EZD? Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w praktyce

W dobie postępującej cyfryzacji administracji publicznej, coraz więcej instytucji wdraża nowoczesne rozwiązania informatyczne. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest system EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest system EZD, jak działa i jakie korzyści przynosi dla administracji publicznej i przedsiębiorstw.

Czym jest system EZD?

System EZD to zaawansowany system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który umożliwia kompleksową obsługę dokumentów w formie elektronicznej. Jest to nowoczesne narzędzie wspierające administrację publiczną w realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów, ich rejestracją, archiwizacją oraz udostępnianiem.

EZD to skrót od „Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją”, które stanowi alternatywę dla tradycyjnego, papierowego systemu obiegu dokumentów. System EZD pozwala na pełną cyfryzację procesów dokumentacyjnych, co znacząco usprawnia pracę urzędów i instytucji.

Definicja systemu EZD

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, system EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i przetwarzać dokumentów elektronicznych.

System EZD jest rozwiązaniem klasy EZD, które kompleksowo wspiera zarządzanie dokumentami i procesami biznesowymi w organizacji. Pozwala on na przechowywanie, wyszukiwać i przetwarzać dokumenty elektroniczne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Główne cechy systemu EZD

System EZD charakteryzuje się następującymi cechami:

• Elektroniczny obieg dokumentów, który eliminuje konieczność fizycznego przemieszczania dokumentów papierowych
• Możliwość przechowywania i zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej
• Automatyzacja procesów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów
• Możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych poprzez odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu
• Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi dokumentacji elektronicznej

Jak działa system EZD?

System EZD działa jako kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych. Dzięki EZD, cały proces obiegu dokumentów, od wpływu korespondencji, przez jej dekretację, załatwianie spraw, aż po archiwizację, odbywa się w formie elektronicznej.

Procesy w systemie EZD

W systemie EZD można wyróżnić następujące kluczowe procesy:

1. Rejestracja dokumentów – każdy dokument wpływający do instytucji jest rejestrowany w systemie, gdzie dokumenty są skanowane (jeśli wpłynęły w wersji papierowej) i przechowywane w formie cyfrowej
2. Dekretacja – przypisanie dokumentów do odpowiednich komórek organizacyjnych i pracowników
3. Załatwianie spraw – realizacja zadań związanych z danym dokumentem
4. Archiwizacja – przechowywanie dokumentów zgodnie z wymaganiami dotyczącymi archiwum zakładowego

Obieg dokumentów w systemie EZD

Elektroniczny obieg dokumentów w systemie EZD pozwala na szybkie i efektywne przekazywanie dokumentów między różnymi jednostkami organizacyjnymi. Dzięki temu, urzędnicy mogą współdzielić dokumenty i informacje, co znacząco przyspiesza proces załatwiania spraw.

W przeciwieństwie do systemu tradycyjnego, gdzie dokumenty papierowe muszą być fizycznie przekazywane między biurkami, w systemie EZD cały obieg odbywa się elektronicznie, co eliminuje ryzyko zgubienia dokumentów i przyspiesza realizację zadań.

Bezpieczeństwo danych w systemie EZD

System EZD zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych poprzez:

• Kontrolę dostępu dla poszczególnych użytkowników
• Szyfrowanie danych
• Tworzenie kopii zapasowych
• Rejestrowanie historii zmian w dokumentach
• Zgodność z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych osobowych

EZD RP – ogólnopolski system zarządzania dokumentacją

EZD RP to specjalna wersja systemu EZD, opracowana dla administracji publicznej Rzeczypospolitej Polskiej. System EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji rządowej – to rozwiązanie stworzone z myślą o specyficznych potrzebach polskich instytucji publicznych.

EZD RP jest rozwijanym przez NASK (Naukową i Akademicką Sieć Komputerową) systemem, który jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego, w tym z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej.

System EZD RP został zaprojektowany tak, aby spełniać wszystkie wymagania stawiane przed podmiotami realizującymi zadania publiczne, w tym jednostkami samorządu terytorialnego.

Jakie są zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją?

Wdrożenie systemu EZD przynosi liczne korzyści dla instytucji i ich pracowników:

Efektywność operacyjna systemu EZD

• Przyspieszenie obiegu dokumentów
• Redukcja kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych
• Oszczędność miejsca potrzebnego do przechowywania dokumentacji
• Łatwiejszy dostęp do dokumentów i informacji
• Możliwość automatyzacji powtarzalnych procesów

Osobiste korzyści dla pracowników administracji

Dzięki EZD, pracownicy administracji zyskują:

• Łatwiejszy dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pracy
• Redukcję czasu poświęcanego na wyszukiwanie i przetwarzanie dokumentów
• Eliminację ryzyka zagubienia dokumentów
• Większą przejrzystość procesów i odpowiedzialności
• Możliwość pracy zdalnej z dokumentami

Wspieranie cyfryzacji w administracji publicznej

System EZD jest jednym z filarów cyfryzacji administracji publicznej. Dzięki wdrożeniu elektronicznego zarządzania dokumentacją, instytucje mogą:

• Lepiej spełniać oczekiwania obywateli dotyczące cyfrowej obsługi
• Dostosować się do wymogów ustawy o doręczeniach elektronicznych
• Zwiększyć transparentność działań administracji
• Podnieść efektywność pracy i obniżyć koszty działania

Jakie są wyzwania przy wdrożeniu systemu EZD?

Mimo licznych zalet, wdrożenie systemu EZD może wiązać się z pewnymi wyzwaniami:

Problemy techniczne i infrastrukturalne

• Konieczność posiadania odpowiedniej infrastruktury IT
• Potrzeba integracji z istniejącymi systemami informatycznymi
• Zapewnienie ciągłości działania systemu
• Migracja danych z wcześniejszych systemów

Szkolenie pracowników w zakresie systemu EZD

Wdrożenie systemu wymaga przeszkolenia pracowników, którzy muszą nauczyć się nowych sposobów pracy z dokumentacją. Opór przed zmianą może stanowić istotną barierę dla skutecznego stosowania EZD.

Jakie są różnice między dokumentacją papierową a dokumentacją elektroniczną?

Przejście z papierowego obiegu dokumentów na elektroniczny zarządzanie dokumentacją wiąże się z istotnymi zmianami:

Porównanie kosztów zarządzania dokumentami

Dokumentacja papierowa generuje znaczne koszty związane z:

• Drukowaniem i kopiowaniem dokumentów
• Fizycznym przechowywaniem dokumentów
• Transportem dokumentów
• Zniszczeniem dokumentów po okresie przechowywania

System EZD pozwala na znaczącą redukcję tych kosztów, eliminując potrzebę drukowania, fizycznego przechowywania i transportu dokumentów.

Wygoda i dostępność dokumentów

W systemie EZD dokumenty są dostępne natychmiast, z dowolnego miejsca, dla wszystkich uprawnionych użytkowników. W systemie papierowym, dostęp do dokumentów jest ograniczony do fizycznej lokalizacji dokumentu.

Jakie są przepisy dotyczące systemu EZD w Polsce?

System EZD w Polsce jest regulowany przez szereg przepisów prawnych:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów

Kluczowym aktem prawnym jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Rozporządzenie to określa zasady postępowania z dokumentacją w podmiotach administracji publicznej, w tym zasady stosowania systemu EZD.

Wymogi dla jednostek samorządu terytorialnego

Jednostki samorządu terytorialnego mają specyficzne wymagania dotyczące dokumentacji, które system EZD musi spełniać. Dotyczy to m.in. sposobu klasyfikacji dokumentów, okresu ich przechowywania oraz zasad udostępniania.

Podsumowanie

System EZD to nowoczesne rozwiązanie informatyczne, które rewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentacją w administracji publicznej i biznesie. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją pozwala na zwiększenie efektywności pracy, redukcję kosztów oraz lepsze dostosowanie do wymogów cyfrowej gospodarki.

Wdrożenie systemu EZD, choć wiąże się z pewnymi wyzwaniami, przynosi liczne korzyści zarówno dla organizacji, jak i jej pracowników. Dzięki EZD, zarządzanie dokumentacją staje się prostsze, bardziej przejrzyste i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

W miarę postępującej cyfryzacji administracji publicznej, znaczenie systemów klasy EZD będzie systematycznie rosło, a elektroniczne zarządzanie dokumentami stanie się standardem w nowoczesnych organizacjach.